Poradnik
Gdzie złożyć pismo do urzędu ePUAP, poczta czy okienko
Pismo do urzędu trafia do organu jednym z sześciu kanałów, a każdy z nich wyznacza inną datę złożenia i zostawia inny dowód. Poniżej tabela kanałów wraz z datą, która liczy się jako data złożenia, oraz lista instytucji z kanałem elektronicznym właściwym dla każdej z nich.
Zaktualizowano
Kanały w praktyce
Gdzie składa się pismo w konkretnej instytucji
Pismo w konkretnej instytucji składa się kanałem, który ta instytucja rzeczywiście obsługuje. Lista zbiera urzędy i podmioty, do których obywatel pisze najczęściej, wraz z drogą elektroniczną dostępną w każdym z nich.
System własny
- ZUS — PUE ZUS — wniosek podpisujesz profilem zaufanym, potwierdzenie zostaje w skrzynce systemu; papierowo w każdej placówce i listem poleconym
- Urząd skarbowy — e-Urząd Skarbowy i e-Deklaracje — potwierdzeniem złożenia jest UPO; ePUAP tylko dla pism, których e-US nie obsługuje
ePUAP
- Urząd gminy lub miasta — Pismo ogólne na skrytkę ePUAP urzędu; e-Doręczenia tam, gdzie urząd ogłosił adres do doręczeń elektronicznych
- Starostwo powiatowe — Pismo ogólne albo formularz z katalogu usług; wersja papierowa w kancelarii ogólnej
- Urząd wojewódzki — Skrytka ePUAP wojewody; sprawy cudzoziemców mają osobne systemy rezerwacji i formularzy
- NFZ — Skrytka oddziału wojewódzkiego; wnioski o leczenie uzdrowiskowe mają własny obieg papierowy
- Powiatowy inspektor nadzoru budowlanego — Zgłoszenie samowoli i wniosek o kontrolę na skrytkę inspektoratu; oryginały dokumentów budowlanych osobiście
- Kuratorium oświaty — Skarga na szkołę na skrytkę kuratorium właściwego dla województwa
Za pośrednictwem organu
- Samorządowe Kolegium Odwoławcze — Odwołanie adresowane do kolegium składasz w urzędzie, który wydał decyzję, a nie w kolegium
Biuro podawcze
- Sąd rejonowy — Pismo procesowe składasz w biurze podawczym albo listem poleconym; droga elektroniczna działa wyłącznie tam, gdzie przewiduje ją przepis szczególny, jak w elektronicznym postępowaniu upominawczym
Papier lub ePUAP
- Prokuratura — Zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa przyjmuje każda jednostka prokuratury, a komisariat policji odbiera je ustnie do protokołu
Kancelaria
- Komornik sądowy — Wniosek i skargę składasz w kancelarii komorniczej albo listem poleconym, zawsze z sygnaturą Km w nagłówku
ePUAP lub okienko
- MOPS lub GOPS — Wniosek o świadczenie przyjmuje pracownik socjalny w okienku; część gmin udostępnia formularz na ePUAP
praca.gov.pl
- Powiatowy urząd pracy — Wnioski i oświadczenia przez praca.gov.pl, podpisane profilem zaufanym; wersja papierowa w siedzibie urzędu
Formularz lub ePUAP
- Państwowa Inspekcja Pracy — Skargę na pracodawcę składasz przez formularz okręgowego inspektoratu, ePUAP albo pisemnie; skarga anonimowa nie uruchamia postępowania skargowego
Poza k.p.a.
- Spółdzielnia mieszkaniowa — Spółdzielnia nie jest organem administracji — pismo składasz w biurze zarządu za potwierdzeniem na kopii albo listem poleconym
- Wspólnota mieszkaniowa — Pismo do zarządu przez zarządcę nieruchomości, na adres wskazany w umowie o zarządzanie
- Operator telekomunikacyjny — Salon, adres korespondencyjny z regulaminu albo e-mail wskazany w umowie; reklamację operator potwierdza w terminie 30 dni
Placówka
- Poczta Polska — Pełnomocnictwo pocztowe i upoważnienie do odbioru składasz w placówce; awizowana przesyłka czeka tam 14 dni
- Konsulat RP — Złożenie pisma w polskim urzędzie konsularnym zachowuje termin na równi z nadaniem pocztowym
Pokaż listę instytucji i kanałów: 20
Adres do doręczeń elektronicznych konkretnego urzędu sprawdzisz w bazie adresów elektronicznych oraz na stronie BIP tego urzędu. Podmioty publiczne przechodzą na e-Doręczenia etapami, więc obok nowego adresu przez pewien czas działa jeszcze skrytka ePUAP.
Kanały złożenia
Sześć kanałów i data złożenia w każdym z nich
Sześć kanałów prowadzi pismo do urzędu, a data złożenia powstaje w każdym z nich w innym momencie. Kolumna z dowodem wskazuje dokument, który po złożeniu zostaje po stronie nadawcy.
| Kanał | Dowód złożenia | Data złożenia |
|---|---|---|
| ePUAP — pismo ogólne | UPP, czyli urzędowe poświadczenie przedłożenia, z datą i godziną wysyłki | Dzień wprowadzenia pisma do systemu, do godziny 23:59 ostatniego dnia terminu |
| e-Doręczenia — adres do doręczeń elektronicznych | Dowód wysłania wystawiany przez operatora usługi | Dzień wysłania pisma na adres do doręczeń elektronicznych organu |
| List polecony za potwierdzeniem odbioru | Potwierdzenie nadania ze stemplem placówki oraz zwrotka z podpisem urzędu | Dzień nadania w placówce operatora wyznaczonego, obecnie Poczty Polskiej |
| Biuro podawcze lub kancelaria | Prezentata, czyli pieczęć wpływu przybita na Twojej kopii pisma | Dzień przybicia prezentaty, w godzinach pracy urzędu |
| System dedykowany instytucji | UPO albo wpis w historii korespondencji na koncie użytkownika | Dzień wysłania formularza w systemie, widoczny w historii korespondencji |
| Zwykły e-mail | Brak dowodu w rozumieniu procedury — zostaje jedynie kopia w skrzynce nadawcy | Data niepewna, bo organ może pozostawić takie pismo bez rozpoznania |
Zestawienie dotyczy postępowania administracyjnego prowadzonego na podstawie Kodeksu postępowania administracyjnego. W sprawach sądowych i podatkowych przepisy szczególne mogą drogę elektroniczną wyłączyć albo narzucić.
Typowe sytuacje
Cztery sytuacje, w których kanał przesądza o skutku
Cztery sytuacje pokazują, kiedy wybór kanału zmienia wynik sprawy, a nie tylko wygodę nadawcy.
- Termin
Termin upływa dzisiaj
Pismo wysłane przez ePUAP zachowuje termin do godziny 23:59, ponieważ UPP zapisuje datę i godzinę wprowadzenia dokumentu do systemu. Placówka pocztowa ratuje termin tylko do końca swoich godzin otwarcia, a przesyłka kurierska nie ratuje go wcale.
- ePUAP i e-Doręczenia działają do 23:59 ostatniego dnia
- Poczta — do zamknięcia placówki operatora wyznaczonego
- Kurier liczy się dopiero od dnia wpływu pisma do urzędu
- Załączniki
Urząd żąda oryginałów albo odpisów
Załączniki w oryginale składasz osobiście albo listem poleconym, ponieważ skan nie zastępuje dokumentu, którego organ żąda w oryginale. Wykaz załączników umieść na końcu pisma i policz je w treści.
- Oryginały do okienka, kopie do ePUAP
- Numerowany wykaz załączników na końcu pisma
- Prezentata na kopii potwierdza komplet przy wpływie
- Odwołanie
Nie zgadzasz się z decyzją
Odwołanie wnosi się w terminie 14 dni od doręczenia decyzji, zgodnie z art. 129 § 2 k.p.a., i składa za pośrednictwem organu, który tę decyzję wydał. Kanał wybierasz dowolny, ale adresem złożenia pozostaje organ pierwszej instancji.
- Termin 14 dni od doręczenia decyzji
- Adresat — organ odwoławczy, miejsce złożenia — organ pierwszej instancji
- Decyzja ZUS ma własny termin miesięczny na odwołanie do sądu
- Pełnomocnik
Pismo składa za Ciebie inna osoba
Pełnomocnictwo dołącza się do pisma przy pierwszej czynności w sprawie, a opłata skarbowa od dokumentu pełnomocnictwa wynosi 17 zł. Odbiór korespondencji w placówce pocztowej wymaga osobnego upoważnienia, bo pełnomocnictwo procesowe nie obejmuje odbioru przesyłek.
- Pełnomocnictwo jako pierwszy załącznik
- Opłata skarbowa 17 zł na konto urzędu miasta
- Odbiór listu poleconego — osobne upoważnienie w placówce
Dowód i błędy
Błędy, które niweczą złożenie pisma
Błędy, które niweczą złożenie pisma, kosztują stronę termin, a nie tylko czas. Cztery kroki poniżej zabezpieczają dowód złożenia, a lista pod nimi zbiera sytuacje, w których ten dowód przestaje działać.
-
Pobierz urzędowe poświadczenie przedłożenia
UPP pobiera się od razu po wysyłce i zapisuje jako osobny plik. Poświadczenie zawiera datę i godzinę, które w sporze o zachowanie terminu są jedynym dowodem po stronie nadawcy.
-
Zachowaj potwierdzenie nadania
Potwierdzenie nadania ze stemplem placówki przechowuje się do zakończenia sprawy. Zwrotka wraca po kilku dniach i dowodzi doręczenia, ale o zachowaniu terminu decyduje stempel nadania.
-
Zabierz drugi egzemplarz do okienka
Prezentata na kopii pisma jest dowodem złożenia w biurze podawczym. Drugi egzemplarz kosztuje jedną kartkę, a bez niego nie ma śladu, że pismo w ogóle wpłynęło.
-
Zapisz numer sprawy i sygnaturę
Sygnatura akt wraca w każdym kolejnym piśmie oraz w wezwaniu do usunięcia braków. Numer nadany przy wpływie skraca każdą późniejszą rozmowę z urzędem.
- Pismo wysłane zwykłym e-mailem
- Kodeks postępowania administracyjnego wymaga w art. 63 podpisu pod podaniem, a zwykła wiadomość e-mail go nie zawiera. Organ wzywa wtedy do usunięcia braku formalnego w terminie 7 dni, zgodnie z art. 64 § 2 k.p.a., i po bezskutecznym upływie pozostawia podanie bez rozpoznania.
- Przesyłka nadana kurierem w ostatnim dniu terminu
- Termin zachowuje nadanie w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego, obecnie Poczty Polskiej. Przesyłka kurierska liczy się dopiero od dnia, w którym dotarła do urzędu, więc ostatni dzień terminu przepada.
- Pismo wrzucone do skrzynki podawczej po godzinach pracy
- Prezentata powstaje w pierwszym dniu roboczym po wyjęciu korespondencji ze skrzynki. Data wpływu przesuwa się wtedy o dzień, a przy piątkowym wieczorze o cały weekend.
- Pismo złożone w niewłaściwym urzędzie
- Organ niewłaściwy przekazuje podanie organowi właściwemu i zawiadamia o tym wnoszącego, a podanie wniesione przed upływem terminu uważa się za wniesione w terminie — tak stanowi art. 65 k.p.a. Przekazanie ratuje termin, ale wydłuża sprawę o kilka tygodni.
- Brak podpisu pod pismem złożonym w okienku
- Podpis odręczny jest wymogiem formy pisemnej i skan go nie zastępuje. Urzędnik przyjmie pismo mimo braku, ale sprawa ruszy dopiero po jego uzupełnieniu w wyznaczonym terminie.
art. 57 § 5 Kodeksu postępowania administracyjnego
Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało wysłane na adres do doręczeń elektronicznych organu (…), nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego (…) albo złożone w polskim urzędzie konsularnym.
Powiązane pojęcia
Pojęcia, które pojawiają się przy składaniu pisma
Pojęcia zebrane poniżej pojawiają się przy składaniu pisma w każdym kanale. Część z nich prowadzi do osobnego poradnika.
- urzędowe poświadczenie przedłożenia (UPP)
- urzędowe poświadczenie odbioru (UPO)
- profil zaufany
- podpis kwalifikowany
- adres do doręczeń elektronicznych
- operator wyznaczony
- prezentata
- data wpływu
- braki formalne
- ponaglenie
- sygnatura akt
- adresowanie pisma urzędowego