Przejdź do treści
PismoCentrum

Poradnik

Adresowanie pisma urzędowego układ, nagłówek i czcionka

Adresowanie pisma urzędowego opiera się na stałym układzie strony oraz na poprawnej nazwie organu, do którego pismo trafia — naczelnika urzędu skarbowego, oddziału ZUS albo wójta gminy. Poniżej rozkład dziewięciu elementów strony, formuły adresowe instytucji oraz zasady składu, czyli czcionka i marginesy pisma składanego w urzędzie.

Zaktualizowano

Formuły adresowe

Jak nazwać adresata w konkretnej instytucji

Nazwa adresata w konkretnej instytucji wynika z jej ustroju. Organ jednoosobowy wskazuje się przez funkcję, jednostkę organizacyjną przez nazwę i siedzibę, a organ kolegialny przez jego zarząd — lista podaje formułę gotową do przepisania do nagłówka.

Funkcja organu

  • Urząd skarbowy — Naczelnik Urzędu Skarbowego w Krakowie, ul. …
  • Izba administracji skarbowej — Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Katowicach
  • Gmina wiejska — Wójt Gminy Michałowice
  • Miasto — Burmistrz Miasta Piaseczna albo Prezydent Miasta Poznania
  • Powiat — Starosta Powiatu Wołomińskiego
  • Województwo — Wojewoda Mazowiecki, Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie
  • Komornik sądowy — Komornik Sądowy przy Sądzie Rejonowym w Gdyni Jan Nowak, Kancelaria Komornicza nr II w Gdyni, sygn. Km 456/26
  • Policja — Komendant Komisariatu Policji Warszawa-Ochota
  • Straż miejska — Komendant Straży Miejskiej m.st. Warszawy
  • Nadzór budowlany — Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w Poznaniu
  • Powiatowy urząd pracy — Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Radomiu
  • MOPS lub GOPS — Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łodzi
  • Szkoła — Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4 im. Marii Konopnickiej w Lublinie
  • Kuratorium oświaty — Małopolski Kurator Oświaty, Kuratorium Oświaty w Krakowie
  • Ochrona danych osobowych — Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
  • Rzecznik konsumentów — Powiatowy Rzecznik Konsumentów w Pruszkowie

Nazwa jednostki

  • ZUS — Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie, Wydział Świadczeń Emerytalno-Rentowych
  • NFZ — Narodowy Fundusz Zdrowia, Mazowiecki Oddział Wojewódzki w Warszawie
  • Sąd rejonowy — Sąd Rejonowy dla Warszawy-Mokotowa, I Wydział Cywilny, sygn. akt I C 123/26
  • Sąd okręgowy — Sąd Okręgowy w Krakowie, II Wydział Cywilny Odwoławczy
  • Prokuratura — Prokuratura Rejonowa Warszawa-Śródmieście, sygn. akt PR 1 Ds. 45/26
  • Państwowa Inspekcja Pracy — Okręgowy Inspektorat Pracy we Wrocławiu
  • Operator telekomunikacyjny — Pełna nazwa spółki z KRS oraz adres korespondencyjny z regulaminu, a nie adres salonu

Organ kolegialny

  • Samorządowe Kolegium Odwoławcze — Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Warszawie, za pośrednictwem Wójta Gminy Michałowice
  • Spółdzielnia mieszkaniowa — Zarząd Spółdzielni Mieszkaniowej „Przyszłość” w Gliwicach
  • Wspólnota mieszkaniowa — Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej ul. Polna 5 w Warszawie, za pośrednictwem zarządcy nieruchomości

Pokaż formuły adresowe: 26

Formuła „za pośrednictwem” pojawia się wtedy, gdy pismo ma trafić do jednego podmiotu, a fizycznie składasz je u innego. Nazwa jednostki i jej adres wynikają ze strony BIP organu, która pozostaje źródłem pierwszeństwa wobec danych z wyszukiwarki.

Układ strony

Dziewięć elementów układu pisma urzędowego

Dziewięć elementów układu pisma urzędowego zajmuje na kartce stałe miejsce. Kolumna z położeniem wskazuje, gdzie każdy z nich znajduje się na stronie A4.

Dziewięć elementów układu pisma urzędowego
Element Położenie na stronie
Dane nadawcyLewy górny róg, pierwsze trzy wiersze
Miejscowość i dataPrawy górny róg, w linii danych nadawcy albo wiersz niżej
Dane adresataPrawa strona, pod datą, blok trzech lub czterech wierszy
Oznaczenie sprawy i sygnatura aktLewa strona, pod blokiem adresata
Tytuł pismaWyśrodkowany, jeden wiersz nad treścią
Zwrot grzecznościowyLewa strona, wiersz nad pierwszym akapitem
Żądanie i uzasadnienieBlok główny, wyrównany do obu marginesów
Formuła końcowa i podpisPrawa strona, dwa wiersze pod treścią
Wykaz załącznikówLewa strona, pod podpisem

Układ strony jest utrwaloną praktyką kancelaryjną, a nie wymogiem ustawowym. Kodeks postępowania administracyjnego wymaga w art. 63 jedynie wskazania osoby, od której podanie pochodzi, jej adresu, żądania oraz podpisu — pozostałe elementy przyspieszają obieg pisma.

Typowe sytuacje

Cztery sytuacje, w których nagłówek wygląda inaczej

Cztery sytuacje zmieniają nagłówek pisma, choć układ strony pozostaje ten sam.

  • Sygnatura

    Sprawa ma już swój numer

    Sygnaturę akt wpisuje się pod blokiem adresata, w osobnym wierszu zaczynającym się od skrótu „dot.” albo „sygn. akt”. Pismo bez sygnatury trafia do rejestru jako nowa sprawa, a odpowiedź przychodzi z opóźnieniem.

    • Sygnaturę przepisz z pisma, które przyszło z urzędu
    • Komornik oznacza sprawę skrótem Km, sąd cywilny — I C
    • Jeden wiersz pod adresatem, przed tytułem pisma
  • Odwołanie

    Odwołanie idzie do organu wyższego stopnia

    Adresatem odwołania jest organ odwoławczy, na przykład samorządowe kolegium odwoławcze, a fizycznie pismo składa się w organie, który wydał decyzję. Nagłówek zawiera obie nazwy, rozdzielone formułą „za pośrednictwem”.

    • Termin 14 dni od doręczenia decyzji
    • Nazwa organu odwoławczego na pierwszym miejscu
    • Poniżej formuła „za pośrednictwem” i nazwa organu pierwszej instancji
  • Pełnomocnik

    Pismo podpisuje pełnomocnik

    Dane strony pozostają w polu nadawcy, a dane pełnomocnika dopisuje się pod nimi wraz z formułą o działaniu w imieniu strony. Pełnomocnictwo idzie jako pierwszy załącznik, a opłata skarbowa od tego dokumentu wynosi 17 zł.

    • Strona w polu nadawcy, pełnomocnik pod nią
    • Pełnomocnictwo jako załącznik numer 1
    • Opłata skarbowa 17 zł na konto urzędu miasta
  • ePUAP

    Pismo składasz elektronicznie

    Adresata wybiera się z listy skrytek, a nagłówek w treści dokumentu zostaje bez zmian. Podpis zaufany albo kwalifikowany zastępuje wtedy podpis odręczny, natomiast układ strony pozostaje ten sam.

    • Nagłówek zostaje w treści pliku PDF
    • Podpis zaufany zamiast odręcznego
    • Załączniki jako osobne pliki, wymienione w wykazie

Skład i błędy

Błędy w adresowaniu, które cofają pismo

Błędy w adresowaniu cofają pismo do nadawcy albo kierują je do niewłaściwej komórki. Pięć zasad składu poniżej opisuje wygląd strony, a lista pod nimi zbiera pomyłki najczęściej powtarzane w nagłówku.

  1. Format i marginesy

    Pismo urzędowe drukuje się na kartkach A4 z marginesami po 2,5 cm, a lewy margines poszerza się do 3 cm, ponieważ pismo trafia do akt i zostaje zszyte. Wąski margines utrudnia wpięcie oraz naniesienie prezentaty.

  2. Czcionka i jej wielkość

    Czcionkę dobiera się do czytelności wydruku, ponieważ żaden przepis nie narzuca kroju pisma w podaniu obywatela. Praktyka kancelaryjna to Times New Roman w 12 punktach albo Arial w 11 punktach, bez pogrubień w treści żądania.

  3. Interlinia i akapity

    Interlinia 1,15 lub 1,5 oraz jedna myśl na akapit porządkują uzasadnienie. Ściana tekstu bez akapitów wydłuża czytanie i sprzyja pominięciu żądania przez urzędnika.

  4. Numeracja stron

    Strony numeruje się od drugiej kartki, a podpis składa na ostatniej z nich. Pismo wielostronicowe bez numeracji rozsypuje się w aktach sprawy.

  5. Podpis i wykaz załączników

    Podpis odręczny umieszcza się po prawej stronie pod treścią, a wykaz załączników po lewej pod podpisem. Numerowana lista załączników pozwala urzędowi potwierdzić komplet już przy wpływie pisma.

Adresat wpisany jako „Urząd Skarbowy” bez wskazania naczelnika i miasta
Organem podatkowym pierwszej instancji jest naczelnik urzędu skarbowego, a nie urząd rozumiany jako budynek. Pismo bez wskazania konkretnej jednostki krąży między urzędami i traci dni robocze.
Brak sygnatury akt w toczącej się sprawie
Sygnatura łączy pismo z aktami sprawy w rejestrze kancelaryjnym. Bez niej pismo zakłada nową sprawę, a organ pyta o uzupełnienie danych zamiast odpowiadać na żądanie.
Odwołanie wysłane wprost do organu odwoławczego
Odwołanie wnosi się do organu odwoławczego za pośrednictwem organu, który wydał decyzję, zgodnie z art. 129 § 1 k.p.a. Organ odwoławczy takie pismo przekaże, ale przekazanie zabiera tygodnie.
Tytuł pisma brzmi po prostu „Pismo”
Tytuł zapowiada żądanie i decyduje o skierowaniu pisma do właściwego pracownika. Nazwij dokument tym, czym jest — wnioskiem, skargą, odwołaniem albo wyjaśnieniem.
Dokument wysłany bez podpisu odręcznego
Podpis jest wymogiem formy z art. 63 k.p.a., a jego brak stanowi brak formalny. Organ wzywa wtedy do usunięcia braku w terminie 7 dni, zgodnie z art. 64 § 2 k.p.a., i po bezskutecznym upływie pozostawia podanie bez rozpoznania.

art. 63 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego

Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.

Powiązane pojęcia

Pojęcia z nagłówka i składu pisma

Pojęcia z nagłówka i składu pisma powtarzają się w każdym wzorze wskazanym powyżej. Część z nich prowadzi do osobnego poradnika.